Personalverwaltung & -organisieren

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Verwaltungsarbeiten im Laufe eines Beschäftigungsverhältnisses

Warum die Zeiterfassung wichtig ist

Die Mehrzahl der Beschäftigten wird auf Basis ihrer geleisteten Arbeitszeit bezahlt. Dies macht es meist erforderlich, die Arbeitszeit zu erfassen “ denken Sie nur an Gleitzeitregelungen oder Jahresarbeitszeitmodelle.

Aber es gibt noch einen Grund für die Zeiterfassung: Nach dem Arbeitszeitgesetz sind Sie verpflichtet, alle Arbeitszeiten, die über acht Stunden täglich hinausgehen, sowie deren Ausgleich festzuhalten.

Sie erleichtern sich die Verwaltungsarbeit bei der Zeiterfassung erheblich, wenn Sie mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem arbeiten. Grund: Die manuelle Abrechnung von Zeitaufzeichnungen oder Stempelkarten Ihrer Mitarbeiter ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Selbst für kleinere Unternehmen gibt es hier bereits preiswerte Lösungen.

Achtung: Wenn Sie ein elektronisches Zeiterfassungssystem einführen, hat Ihr Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

So organisieren Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung

Im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter müssen Sie

  • für jeden Mitarbeiter ein Lohnkonto führen,
  • das Bruttoentgelt Ihrer Mitarbeiter (einschließlich der gesetzlichen Abzüge) berechnen,
  • regelmäßige Verdienstabrechnungen für Ihre Mitarbeiter erstellen,
  • Steuern und Sozialversicherungsbeiträge einbehalten und an das Finanzamt sowie die Krankenkasse abführen,
  • Krankenkassenlisten und Beitragsnachweise für die Sozialversicherung aufstellen,
  • Lohnsteueranmeldungen beim Finanzamt vornehmen,
  • sicherstellen, dass sowohl Ihre Mitarbeiter als auch die Sozialversicherungsträger sowie das Finanzamt pünktlich und in richtiger Höhe ihr Geld erhalten.

Berücksichtigen müssen Sie dabei neben dem eigentlichen Barlohn Ihrer Mitarbeiter häufig noch Zuschläge, Aufwandserstattungen (z.B. Reisekosten), Sonderzahlungen (z.B. Weihnachts- und Urlaubsgeld), vermögenswirksame Leistungen, Sachbezüge (freie Unterkunft, Verpflegung), geldwerte Vorteile (z.B. Firmenwagen, Firmenrabatt, Jobticket usw.) oder soziale Leistungen wie z.B. eine Direktversicherung.

Manche dieser Leistungen sind steuerlich und sozialversicherungsrechtlich begünstigt, andere nicht.

Das bedeutet: Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind Kenntnisse im Steuer- und Sozialversicherungsrecht unbedingt notwendig. Im Einzelnen bedeutet dies:

Die Sozialversicherungsbeiträge werden von der Krankenkasse eingezogen, bei der Ihr Mitarbeiter versichert ist. Sind Ihre Mitarbeiter bei unterschiedlichen Krankenkassen versichert, haben Sie es auch mit mehreren Einzugsstellen zu tun.

Sie füllen für jeden Abrechnungszeitraum pro Einzugsstelle eine Krankenkassenliste und einen Beitragsnachweis aus. Die entsprechenden Vordrucke erhalten Sie bei den Krankenkassen. Falls Sie, z.B. bei elektronischer Abrechnung, eigene Formulare erstellen, müssen diese im Aufbau den amtlichen Vordrucken entsprechen.

In die Krankenkassenliste tragen Sie alle Mitarbeiter ein, die bei derselben Krankenkasse versichert sind, und zwar jeweils mit

  • Namen,
  • dem beitragspflichtigen Gehalt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung sowie
  • den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil), getrennt nach den Sparten Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Zum Schluss bilden Sie für jeden Versicherungszweig die Summe.

Diese Summen übernehmen Sie in den Beitragsnachweis, zusätzlich gegebenenfalls Ihre Umlage für die Entgeltfortzahlungsversicherung.

Zahlen Sie über einen längeren Zeitraum konstante Beträge an die Einzugsstelle, können Sie im Beitragsnachweis das Kästchen Dauermeldung ankreuzen und sich so das monatliche neue Ausfüllen ersparen.

Der Beitragsnachweis muss der Einzugsstelle spätestens am Fälligkeitstag, bei Bankeinzug einige Tage früher, vorliegen. Die Krankenkassenliste bewahren Sie für die nächste Betriebsprüfung auf.

Die Sozialversicherungsbeiträge müssen bei der Krankenkasse eingehen bis zum

  • 15. des Folgemonats, wenn das Arbeitsentgelt in der zweiten Monatshälfte gezahlt wird (fällt der 15. auf einen Samstag, Sonn- oder Feiertag: am nächsten banküblichen Arbeitstag),
  • 25. des gleichen Monats, wenn das Arbeitsentgelt in der ersten Monatshälfte ausgezahlt wird (fällt der 25. auf einen Samstag, Sonn- oder Feiertag: am letzten banküblichen Arbeitstag vor dem 25.).

In der Lohnsteueranmeldung melden Sie dem Finanzamt die Lohnsteuer, die Sie insgesamt abzuführen haben. Auch hierfür müssen Sie sich an den amtlichen Vordruck halten. Ein selbst erstelltes Formular muss diesem Vordruck im Aufbau entsprechen. Die Lohnsteueranmeldung muss von Ihnen als Arbeitgeber oder einer vertretungsbefugten Person unterschrieben sein.

Wann die Lohnsteuer fällig wird, hängt vom Umfang Ihrer Lohnsteuerzahlungen im vorangegangenen Kalenderjahr ab. Die Fälligkeit ist

  • monatlich, wenn Sie mehr als 3.000 € zu zahlen hatten,
  • vierteljährlich, wenn Sie mehr als 800 €, aber weniger als 3.000 € zu zahlen hatten, und
  • kalenderjährlich, wenn Sie im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 800 € Lohnsteuer zu zahlen hatten.

Spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums müssen die Zahlung und die Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt eingegangen sein, sonst entstehen Säumniszuschläge.

Achtung: Sowohl das Finanzamt als auch die Sozialversicherungsträger verlangen, dass Sie über die Lohnzahlungen Buch führen und für jeden Mitarbeiter ein Lohnkonto führen. Dass Sie im Lohnkonto nichts Wesentliches vergessen, gewährleisten Sie am besten dadurch, dass Sie ein handelsübliches Formular oder eine gängige Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung benutzen.

Zu Prüfungszwecken müssen Sie auch sämtliche Lohnunterlagen aufheben, und zwar

  • Buchungsbelege und Verdienstabrechnungen mindestens zehn Jahre lang,
  • alle anderen Unterlagen mindestens sechs Jahre lang.

Unterlagen, die lediglich für die Sozialversicherung und nicht steuerlich relevant sind (z.B. Beitragsnachweise), müssen Sie nur bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufbewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung der Sozialversicherungsträger folgt.

Wollen Sie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung Software einsetzen, beachten Sie Folgendes:

Von zentraler Bedeutung ist, dass das Programm vom Anbieter gepflegt wird. Lohnbuchhaltungsprogramme haben nämlich den Nachteil, dass sie bei steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Änderungen nicht mehr stimmen. Sie müssen sich also von Zeit zu Zeit ein Update besorgen und natürlich auch aufpassen, dass Sie kein notwendiges Update versäumen.

Interessant sind deshalb neue Internetlösungen, bei denen Sie die Lohnbuchhaltungssoftware nicht kaufen, sondern mieten und online nutzen. Rechtsänderungen werden hier vom Anbieter regelmäßig eingearbeitet. Sie haben also immer eine Lohn- und Gehaltsabrechnung, die den aktuellen gesetzlichen Erfordernissen entspricht. Ihr unternehmenseigener Rechner muss außer einem Internetzugang keine besonderen Systemvoraussetzungen erfüllen.

Diese Programme berechnen nicht nur die Löhne und Gehälter, sie erstellen auch alle notwendigen Meldungen und Nachweise.

Sozialversicherungsrechtliches

Neben der Abführung der Sozialversicherungsbeiträge haben Sie im Sozialversicherungsrecht zahlreiche Meldepflichten, die in der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) geregelt sind. Hier eine Übersicht:

Anmeldung:

 

Was?

Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung

Wann?

innerhalb von zwei Wochen nach Beschäftigungsbeginn

Abmeldung:

 

Was?

Ende der Versicherungspflicht (wegen Beschäftigungsende oder Umwandlung in eine versicherungsfreie Beschäftigung)

Wann?

innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsende

Abmeldung und erneute Anmeldung

 

Was?

  • Änderung der Beitragsgruppe
  • Wechsel der Krankenkasse
  • Übernahme eines Auszubildenden in ein normales Beschäftigungsverhältnis

 

Wann?

Abmeldung innerhalb von sechs, Anmeldung innerhalb von zwei Wochen

Änderungsmeldung:

 

Was?

  • Namensänderung
  • Adressänderung
  • Änderung der Staatsangehörigkeit

 

Wann?

Name und Staatsangehörigkeit unverzüglich, Adresse spätestens mit der nächsten Meldung

Unterbrechungsmeldung:

 

Was?

Unterbrechung der Beschäftigung für mindestens einen Kalendermonat

Wann?

Innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten Unterbrechungsmonats

Stornierungsmeldung:

 

Was?

Fehler in einer bereits erstatteten Meldung

Wann?

unverzüglich

Jahresmeldung:

 

Für wen?

Für jeden Mitarbeiter, der am 31.12. des Vorjahres bei Ihnen beschäftigt war

Wann?

Bis zum 15.04. des Folgejahres

Für alle Meldungen benutzen Sie ein einheitliches Formular „Meldung zur Sozialversicherung“, das Sie bei der Krankenkasse erhalten.

Von den drei Durchschlägen geht einer an die zuständige Krankenkasse und einer an Ihren Mitarbeiter; der dritte verbleibt bei Ihren Lohnunterlagen. Die Meldungen können übrigens auch elektronisch übermittelt werden. Dazu müssen Sie allerdings vorher mit der betreffenden Krankenkasse Kontakt aufnehmen; zudem müssen Sie zunächst eine bestimmte Software zum sicheren Datentransfer erwerben.

Steuerrechtliches

Hier ist es mit dem bloßen Einbehalt und der Abführung der Lohnsteuer allein nicht getan: Nach Ablauf des Kalenderjahres oder wenn das Beschäftigungsverhältnis endet, müssen Sie Ihrem Mitarbeiter seine Lohnsteuerkarte wieder aushändigen. Vorher erstellen Sie auf der Rückseite eine Lohnsteuerbescheinigung bzw. heften Sie eine maschinell erstellte Bescheinigung an die Lohnsteuerkarte.

Spätestens bis zum 31. März eines jeden neuen Jahres muss Ihnen Ihr Mitarbeiter seine neue Lohnsteuerkarte vorlegen, sonst müssen Sie die Lohnsteuer rückwirkend ab Januar des neuen Jahres nach Lohnsteuerklasse VI berechnen.

Auf diese Tatsache machen Sie Ihre Mitarbeiter am besten aufmerksam, damit es keine bösen Überraschungen gibt.

Besonderheiten im Schwerbehindertenrecht

Wenn Ihr Unternehmen mindestens zwanzig Mitarbeiter hat, sind Sie verpflichtet, schwerbehinderte Menschen einzustellen oder eine entsprechende Ausgleichsabgabe zu entrichten.

In diesem Zusammenhang fallen folgende Verwaltungsaufgaben an:

  • Führung eines Schwerbehindertenverzeichnisses.
  • Vorlage dieses Verzeichnisses beim Arbeitsamt bis spätestens zum 31.3. des Folgejahres.
  • Erstattung einer Anzeige nach § 80 Abs. 2 SGB IX an das zuständige Arbeitsamt “ ebenfalls bis zum 31. 3. des Folgejahres. Einen Durchschlag der Anzeige übermitteln Sie Ihrem Betriebsrat, der Schwerbehindertenvertretung und dem Schwerbehindertenbeauftragten.
  • Berechnung der Pflichtplätze, die Sie mit schwerbehinderten Menschen besetzen müssen. Zur Zeit beträgt die Pflichtquote fünf Prozent Ihrer Arbeitsplätze.
  • Berechnung und Zahlung der Ausgleichsabgabe an das Integrationsamt, wenn Sie nicht genügend schwerbehinderte Menschen einstellen. Termin ist der 31.3. für das vorangegangene Kalenderjahr.

Die erforderlichen Formulare und Adressen erhalten Sie in der Regel automatisch vom Arbeitsamt. Fordern Sie sie gegebenenfalls dort an.

Weitere Informationen zum Umgang mit schwerbehinderten Menschen “ etwa in Hinblick auf Sonderurlaub oder Kündigung.

So wickeln Sie den Urlaub ab

Da jedem Mitarbeiter ein gesetzlicher Mindesturlaub von 24 Werktagen zusteht, ist eine sorgfältige und frühzeitige Urlaubsplanung wichtig.

Hilfreich ist dabei ein Formular „Urlaubsantrag“, mit dem Ihr Mitarbeiter seinen Urlaub beantragen kann, z.B.:

Urlaubsantrag

 

Name: ………………………………….

 

 

Vorname. …………………………….

 

 

Personalnummer: ………………….

 

Zeiterfassungs-Nr.: ………………..

 

 

Abteilung: ……………………………

 

Resturlaub (Vorjahr): …………………….

 

Urlaubsanspruch

im laufenden Jahr: ……………………….

 

Zusatzurlaub als schwer-

behinderter Mensch: …………………….

 

bereits genommen: ………………………

 

noch verbleibender

Urlaubsanspruch: …………………………

Hiermit beantrage ich Urlaub vom…………..bis………………

.

  • Erholungsurlaub
  • bezahlten Sonderurlaub wegen………………………………………….
  • unbezahlten Sonderurlaub Grund:………………………………………

 

Datum ……………………….. Unterschrift Arbeitnehmer ……………………

  • Antrag genehmigt
  • nicht genehmigt  Grund:…………………………………………………

 

Datum ……………………… Unterschrift Arbeitgeber ……………………….

Den Urlaub genehmigen sollte immer der direkte Vorgesetzte, weil nur er beurteilen kann, ob der Urlaub aus betrieblicher Sicht überhaupt gewährt werden kann. Die Personalverwaltung sollte allenfalls prüfen, wie viel Urlaub dem Mitarbeiter rechtlich zusteht, ob noch Urlaub offen oder ob der Urlaubsanspruch bereits ausgeschöpft ist.

Legen Sie dazu für jeden Mitarbeiter eine Urlaubskartei an, in die Sie dessen Urlaubsanspruch und den jeweils genommenen Urlaub eintragen. So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Urlaub der einzelne Mitarbeiter jeweils noch hat. Eine Papierversion könnte so aussehen:

Urlaubskarte 2003

Name:                                      Personalnummer:

Urlaubsanspruch:……..Tage

Resturlaub:        ………Tage (nach Abzug der eingetragenen Urlaubstage)

Januar

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Februar

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März

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April

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Mai

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August

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September

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Oktober

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November

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Dezember

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Auf der Karte können Sie den Urlaub Ihrer Mitarbeiter farblich oder auch mit Hilfe von Buchstaben kennzeichnen.

Eine solche oder ähnliche Karte können Sie auch dazu verwenden, um Krankheits- oder sonstige Fehltage bzw. die gearbeiteten Stunden einzutragen.

Das müssen Sie bei Arbeitsunfähigkeit beachten

Erkrankt Ihr Mitarbeiter, muss er Ihnen spätestens am vierten Tag, falls Sie das wünschen auch vorher, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Sammeln Sie die Bescheinigungen und zeichnen Sie die Krankheitstage jedes einzelnen Mitarbeiters auf.

Wenn Sie keine Möglichkeit haben, diese Daten elektronisch zu speichern und später auf Knopfdruck auszuwerten, tut es auch hier ein kleiner Jahreskalender, auf dem Sie alle Krankheitstage mit einem „K“ markieren. Sie können diese Aufzeichnungen auch farblich auf der Urlaubskartei kenntlich machen.

Ihre Aufzeichnungen benötigen Sie zu Beweiszwecken, falls Sie einem Mitarbeiter auf Grund seiner Fehlzeiten kündigen möchten, und als Informationsgrundlage für Ihre Personalakte.

Ihr Mitarbeiter hat im Regelfall sechs Wochen lang Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Gehören Sie zu den umlagepflichtigen Kleinunternehmen nach § 10 LFZG, stellen Sie bei der zuständigen Krankenkasse hierfür einen Erstattungsantrag. Eine Erstattung erhalten Sie in der Regel auch dann, wenn Ihr Mitarbeiter ein oder zwei Tage ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gefehlt hat.

Auch nach sechswöchiger Fehlzeit bezieht Ihr Mitarbeiter Krankengeld von seiner Krankenkasse. Sie brauchen dann vorerst keine Vergütung mehr zu zahlen.

Achtung: Dauert die Krankheit an, und haben Sie einen vollen Kalendermonat lang kein Gehalt gezahlt, müssen Sie eine Unterbrechungsmeldung erstatten.

Wenn ein Arbeitsunfall passiert

Ist Ihr Mitarbeiter nach einem Arbeitsunfall mehr als drei Tage arbeitsunfähig oder geht ein Arbeitsunfall gar tödlich aus, müssen Sie den Unfall bei Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft anzeigen.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben, muss dieser die Anzeige vorher gegenzeichnen. Verwenden Sie für die Anzeige das vorgeschriebene Formblatt „Unfallanzeige“. Sie erhalten es bei Ihrer Berufsgenossenschaft oder im Buchhandel.

Auch bei einem Arbeitsunfall hat Ihr Mitarbeiter zunächst Anspruch auf Entgeltfortzahlung für längstens sechs Wochen. An die Stelle des Krankengeldes treten die Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung.

Auch hier müssen Sie eine Unterbrechungsmeldung abgeben, wenn Sie die Zahlung der Vergütung für mehr als einen Kalendermonat unterbrechen.

Wenn Ihr Mitarbeiter Kinderkrankengeld beansprucht

Nach § 45 Abs. 1 SGB V hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf Kinderkrankengeld, wenn

  • er laut ärztlicher Bescheinigung zur Betreuung seines kranken Kindes der Arbeit fernbleiben muss,
  • das Kind das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat,
  • keine andere im Haushalt lebende Person die Betreuung übernehmen kann und
  • er für diese Zeit von Ihnen kein Arbeitsentgelt erhält.

Der Anspruch beträgt für jedes Kind in jedem Kalenderjahr längstens zehn Arbeitstage, insgesamt aber höchstens 25 Arbeitstage. Allein erziehende Versicherte haben den doppelten Anspruch.

Der Arzt füllt in diesem Fall ein Formular Kinderkrankengeld für die Krankenkasse aus, von der Sie in der Regel eine Kopie erhalten.

Die Krankenkasse sendet Ihnen dann eine Verdienstbescheinigung zum Ausfüllen zu und errechnet das Kinderkrankengeld.

Wenn Ihre Mitarbeiterin schwanger ist

Sobald Ihre Mitarbeiterin Sie von ihrer Schwangerschaft informiert hat, müssen Sie der zuständigen Behörde, in der Regel dem Gewerbeaufsichtsamt, eine Meldung erteilen. Vordrucke erhalten Sie bei der zuständigen Behörde.

Den Beginn der Mutterschutzfrist berechnen Sie, indem Sie vom voraussichtlichen Entbindungstermin sechs Wochen zurückrechnen. Der Termin wird im Verlauf der Schwangerschaft manchmal korrigiert. Deshalb sollten Sie die Berechnung nicht zu früh durchführen und sich von Ihrer Mitarbeiterin in der fortgeschrittenen Schwangerschaft nochmals eine aktuelle Bescheinigung ihres Arztes über den voraussichtlichen Geburtstermin vorlegen lassen.

Während der Mutterschutzfrist, die noch acht Wochen, bei Mehrlings- oder Frühgeburten (Geburtsgewicht unter 2.500 g) zwölf Wochen nach der Geburt fortdauert, zahlen Sie einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.

Für die Sozialversicherung müssen Sie übrigens im Zusammenhang mit der Mutterschutzfrist eine Unterbrechungsmeldung erstatten.

Wenn Ihr Mitarbeiter Elternzeit nehmen will

Ihr Mitarbeiter muss die gewünschte Elternzeit sechs Wochen vorher schriftlich anmelden, wenn er sie gleich nach der Geburt bzw. dem Mutterschutz antreten will. Sonst beträgt die Anmeldefrist acht Wochen.

Mit der Anmeldung muss der Mitarbeiter Ihnen auch verbindlich mitteilen, für welche Zeiten er innerhalb der nächsten zwei Jahre Elternzeit beanspruchen will.

Ein Formular, mit dem Ihr Mitarbeiter Elternzeit beantragen kann, können Sie sich im Internet unter www.personalverlag.de herunterladen.

Auch die Elternzeit unterbricht eine Beschäftigung und erfordert daher eine Unterbrechungsmeldung an die Krankenkasse.

Wenn Ihr Mitarbeiter zum Wehr- bzw. Zivildienst eingezogen wird

Wie bei der Elternzeit müssen Sie hier im Regelfall eine Unterbrechungsmeldung erstellen. Ansonsten gilt: Das Arbeitsverhältnis ruht. Sie stellen also mit Beginn des Wehr- bzw. Zivildienstes Ihre Lohn- bzw. Gehaltszahlungen ein, der Mitarbeiter muss nicht für Sie arbeiten. Allerdings müssen Sie den Arbeitsplatz für Ihren Mitarbeiter frei halten; eine Kündigung ist nicht möglich.

Ausnahme: Sie sind ein Kleinbetrieb mit höchstens fünf Arbeitnehmern. Dann können Sie unter Umständen auch kündigen.

Bescheinigungswesen

Relativ häufig benötigen Mitarbeiter eine Arbeits- oder Verdienstbescheinigung. Oft legen sie Ihnen dazu einen Vordruck vor, den Sie im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht für Ihre Arbeitnehmer ausfüllen müssen.

Ist keine bestimmte Form vorgeschrieben, dürften als Verdienstbescheinigung in der Regel die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen Ihres Mitarbeiters ausreichen.

Personalstatistiken

Neben der reinen Erstellung, Sammlung und Verwaltung von Daten besteht eine zentrale Aufgabe der Personalverwaltung in der Auswertung der Informationen. Leider wird dieses Instrument in der Praxis viel zu selten genutzt, weil es zusätzliche Arbeit bereitet. Dabei sind die Erkenntnisse aus den Auswertungen oft viel wertvoller als der mit ihrer Erstellung verbundene Aufwand.

Fehlzeitenstatistiken z.B. geben wertvolle Hinweise für Ihre Führungsarbeit. Sie helfen Ihnen, die Fehlzeitenursachen zu erkennen und gezielt zu bekämpfen.

Fehlt ein Mitarbeiter auffällig häufig und meistens unmittelbar vor oder nach dem Wochenende? “ Dann sollten Sie vielleicht einmal ein Motivationsgespräch mit ihm führen oder notfalls den Medizinischen Dienst seiner Krankenkasse einschalten.

Häufen sich Fehlzeiten in einer bestimmten Abteilung? “ Welchen besonderen Gesundheitsgefahren und Belastungen sind die Mitarbeiter dort ausgesetzt? Wie kann man sie beseitigen?

Sie können die Daten also nicht nur mitarbeiter-, sondern durchaus auch unternehmensbezogen interpretieren.

Aufschlussreich für Ihre Personalarbeit sind z.B. auch Statistiken über die Anzahl und die zeitliche Verteilung der in Ihrem Unternehmen geleisteten Mehrarbeit oder die Kündigungsquoten in den einzelnen Abteilungen.

Was Personalinformationssysteme bringen

Personalinformationssysteme sind komplexe EDV-basierte Gesamtlösungen für die Personalarbeit. Sie haben hier also nicht nur ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm, sondern ein Programm, das auch Zeitabrechnung, Personalentwicklung, Personalplanung, Bewerbermanagement und mehr umfassen kann. Alle Daten sind miteinander vernetzt, auch wenn der Zugriff auf einzelne Daten oft jeweils nur bestimmten Bereichen im Unternehmen vorbehalten ist.

Der Vorteil solcher Systeme liegt in ihrer Rationalität (verschiedene Anwendungen greifen auf die gleichen Daten zurück, die damit auch nur einmal eingegeben werden müssen) und der besseren Auswertbarkeit der Daten.

Wenn es sich bei Ihrem Betrieb um ein größeres Unternehmen handelt, kann die Anschaffung eines Personalinformationssystems also durchaus lohnend sein. Die damit verbundenen Anschaffungskosten können Sie eventuell dadurch reduzieren, dass Sie sich für eine Internetlösung entscheiden, also über das World Wide Web auf eine externe Softwarelösung zugreifen.

Achtung: Die Einführung eines Personalinformationssystems ist mitbestimmungspflichtig.

Weblinks

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