Personalcontrolling
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Schritt 3: Wie Sie Ihre Maßnahmen im Auge behalten
Mit einem einmaligen Soll-Ist-Vergleich im Rahmen Ihres Analyseprozesses (Schritte 1 und 2) ist es nicht getan. Denn es geht auch darum, ständig zu prüfen, ob sich die von Ihnen “ als Konsequenz zum Soll-Ist-Vergleich “ eingeleiteten Maßnahmen als zielführend erweisen. So gesehen ist Personalcontrolling ein laufender Prozess.
Deshalb bietet sich für fast alle Daten die Verfolgung der Entwicklung im Zeitablauf an. So können Sie etwa prüfen, ob und ggf. um wie viel Ihre Personalkosten in den letzten Jahren gestiegen sind oder ob und ggf. wie sehr sich „Ihr Arbeitsmarkt“ verändert hat. Erheben Sie dazu die Daten in regelmäßigen Abständen “ monatlich, halbjährlich oder jährlich.
Je nach Ergebnis können Sie dann Ihren bisherigen Kurs weiterverfolgen oder aber, Sie müssen Ihre Maßnahmen überdenken und nach anderen Lösungen suchen.
Im Folgenden stellen wir Ihnen zu den drei wichtigsten Controllingbereichen die wesentlichen Interpretationen vor.
Änderungen des Personalbestands und der Personalstruktur
Verfügen Ihre Mitarbeiter im Durchschnitt über eine lange Betriebszugehörigkeit, lässt dies regelmäßig auf eine hohe Arbeitszufriedenheit schließen. Die Belegschaft will offensichtlich nicht wechseln.
Doch hüten Sie sich vor einer zu schnellen Interpretation: Berücksichtigen Sie immer auch die jeweilige Arbeitsmarktlage vor Ort, um welche Art der Beschäftigung es sich handelt und das Alter der Belegschaft. Gibt es eine geringe Fluktuation, kann dies auch darauf zurückzuführen sein, dass sich die Leute nur nicht zu wechseln trauen, weil sie fürchten, anderweitig nicht unterzukommen.
Wie Sie ein hohes gegenüber einem niedrigem Durchschnittsalter bewerten, hängt wesentlich von Ihrer Branche und Ihren Kunden ab: In Bereichen, in denen es auf Seriosität und Erfahrung ankommt, sind ältere Mitarbeiter gefragter; in der IT- oder Werbebranche mag es eher umgekehrt sein.
Im Ergebnis ist wichtig, dass Sie mit der vorhandenen Qualifikationsstruktur den Anforderungen neuer Technologien und Organisationsstrukturen entsprechen können. Möglichkeiten zur Veränderung der Qualifikationsstruktur liegen z.B. in einer erhöhten Ausbildungstätigkeit oder einer vermehrten Einstellung von Akademikern.
Neue Wege in der Personalgewinnung
Sind Ihre durchschnittlichen Kosten pro Bewerbung zu hoch? Sie lassen sich meist kurzfristig über die Wahl anderer Werbeträger, z.B. Jobbörsen statt Printmedien, oder gezieltere Auswahlverfahren senken.
Doch Vorsicht: Allzu energischer Sparwille kann auch Ihrem Arbeitgeber-Image empfindlich schaden!
Geringe Vorstellungs- und Einstellungsquoten weisen auf eine schlechte Informationsvermittlung in Ihren Stellenanzeigen hin. Sie sollten dann Ihre Stellenausschreibungen besser formulieren und die Wahl Ihrer Ausschreibungswege prüfen.
Auch die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung können Sie über präzisere Inhalte in Ihren Stellenanzeigen, die richtige Medienwahl und eine gründliche Personalvorauswahl stark beeinflussen.
Einen hohen Zeiteinsatz reduzieren Sie am einfachsten durch einen überlegteren Einsatz der EDV. Modular aufgebaute Standardbriefe zur Bewerberkommunikation sind hier schon ein Muss.
Ist die Fluktuation hoch oder sind Ihre Mitarbeiterleistungen unbefriedigend, können die Ursachen dafür in Ihrer Personalgewinnung, in der Auswahl oder in der Einarbeitung liegen.
Senkung der Personalkosten
Die Senkung der Personalintensität können Sie durch
- die Erhöhung des Umsatzes bei gleich bleibenden Personalkosten,
- eine übermäßige Erhöhung des Umsatzes bei steigenden Personalkosten oder
- eine Verringerung der Personalkosten
erreichen.
Da Ihre Personalarbeit auf den Umsatz “ wenn überhaupt “ nur begrenzt einwirken kann, müssen konkrete Maßnahmen zuerst bei den Personalkosten selbst ansetzen.
Wissenswert ist hierbei, dass Änderungen in der Höhe der Personalkosten pro Mitarbeiter meist in einer Veränderung des Einkommens oder der Sozialabgaben ihre Ursache haben. Ziel ist es dann meist, dass diese Kosten nicht schneller als die Produktivität pro Mitarbeiter steigen. Dies wiederum können Sie etwa durch eine geänderte Einstufungspraxis bei der Vergütung ändern.
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