Firmenwagen
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Was Sie bedenken und regeln sollten, bevor Sie ein Fahrzeug überlassen
Für welche Zwecke soll das Auto überlassen werden?
Es sind drei Varianten denkbar: Die rein geschäftliche Nutzung, die rein private Nutzung und die geschäftliche und private (= gemischte) Nutzung.
Am häufigsten sind die Varianten 1 und 3.
Hauptfall 1: Rein geschäftliche Nutzung
Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Firmenfahrzeuge zu rein geschäftlichen Zwecken zur Verfügung “ etwa, damit sie leichter Kunden besuchen können.
In aller Regel erfolgt die Überlassung eines solchen Firmenautos freiwillig, sodass der Mitarbeiter keinen Anspruch darauf erwirbt, dass er ein solches Arbeitsmittel dauerhaft benutzen darf. Verlangen Sie in einem solchen Fall das Auto zurück, tragen Sie aber auch die Nachteile, wenn der Mitarbeiter ohne Auto seine Arbeit nicht so gut verrichten kann.
Es ist selbstverständlich, dass Sie sämtliche Kosten für das geschäftlich genutzte Firmenfahrzeug tragen. Wendet der Mitarbeiter hier eigenes Geld auf, beispielsweise für Treibstoff, müssen Sie ihm diese Auslagen ersetzen.
Hauptfall 2: Gemischte Nutzung
Meistens wird vereinbart, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug nicht nur geschäftlich, sondern (auch) privat nutzen darf. Hier besteht größerer Regelungsbedarf.
So sollte etwa festgelegt werden, in welchem Umfang der Mitarbeiter das Fahrzeug privat nutzen (etwa auch für private Urlaubsreisen?) und wer das Fahrzeug fahren darf (nur der Mitarbeiter, auch seine Kollegen, sein Ehe- oder Lebensgefährte, seine Kinder?).
Darüber hinaus sollten Sie sich Gedanken machen, welche laufenden Kosten Sie für Privatfahrten des Mitarbeiters übernehmen wollen. Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, z. B. die Treibstoffkosten für die Urlaubsfahrt Ihres Mitarbeiters zu zahlen.
Wenn Sie hier nur die Kosten übernehmen möchten, die auf Geschäftsfahrten anfallen, muss der Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen, in dem er festhält, welche Fahrtkilometer privat und welche geschäftlich angefallen sind.
Gleiches gilt, wenn Sie die private Nutzung des Fahrzeugs auf Ihre Kosten beispielsweise auf eine bestimmte Jahreskilometerleistung beschränken wollen. Anderenfalls könnten Sie nicht feststellen, welche Kosten der Mitarbeiter selbst zu tragen hat.
Wegen des nicht unerheblichen Aufwands, der mit der strikten Trennung von geschäftlich und privat angefallenen Fahrzeugkosten verbunden ist, entscheiden sich viele Arbeitgeber dafür, sämtliche laufenden Kosten zu tragen “ auch soweit diese durch eine Privatnutzung entstehen.
Welcher Versicherungsschutz ist empfehlenswert?
Immer dann, wenn das Fahrzeug ganz oder teilweise zur geschäftlichen Nutzung überlassen wird, sollten Sie eine Vollkaskoversicherung abschließen.
Der Grund ist folgender:Verursacht der Mitarbeiter auf einer betrieblichen Fahrt normal fahrlässig einen Unfall, muss er Ihnen nach den Grundsätzen der beschränkten Arbeitnehmerhaftung nicht den vollen Schaden ersetzen. Vielmehr sprechen die Arbeitsgerichte dem Arbeitgeber häufig nur einen Betrag zu, der üblicherweise bei einer Vollkaskoversicherung des Firmenfahrzeugs als Selbstbeteiligung (ca. 160 “ 520 €) vereinbart wird.
Schließen Sie also keine Vollkaskoversicherung ab, besteht die Gefahr, dass Sie auf einem Teil des Schadens „sitzen bleiben“.
Zu denken wäre im Übrigen auch an eine Insassenunfall- und eine Verkehrsrechtsschutzversicherung, mit denen weitere Risiken abgedeckt werden können. Mehr zur Schadensersatzpflicht.
Rund um den Führerschein
Selbstverständlich muss der Mitarbeiter, dem Sie einen Firmenwagen überlassen, einen Führerschein besitzen. Lassen Sie sich diesen zuvor zeigen und nehmen Sie eine Kopie zur Personal- bzw. Fahrzeugakte.
Wird dem Mitarbeiter der Führerschein entzogen, können Sie das Arbeitsverhältnis unter Umständen fristlos kündigen.
Das ist vor allem dann der Fall, wenn der Mitarbeiter (insbesondere ein Berufskraftfahrer oder ein Außendienstmitarbeiter in einer ländlichen Gegend) ohne Führerschein seine Arbeit nicht mehr erledigen kann.
Voraussetzung für eine Kündigung ist aber, dass Sie den Mitarbeiter nicht an einem anderen Arbeitsplatz einsetzen können.
Schriftform beachten
Wollen Sie Ihrem Mitarbeiter ein Auto zur Nutzung überlassen, sollten Sie hierüber immer eine schriftliche Vereinbarung treffen.
Zwar ist die Schriftform nicht gesetzlich vorgeschrieben; doch sind schriftliche Aufzeichnungen für den Streitfall sinnvoll, etwa wenn es um die Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der Nutzung geht.
Auf was es bei einer Nutzungsregelung im Einzelnen ankommt, wird nachstehend ausgeführt.
Weblinks
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